PM - 기안처리의 노하우, 기안서 보는 법, 업무 노하우, 기안서 정신차리고 바라.^^

PM업무 중에 중요한 부분 중의 하나가 바로 기안처리이다.

PM은 때로는 내가 직접 기안을 해서 승인을 받아 업무를 진행하기도 하고, 때로는 영업부문에서 올라온 기안에 대하여 합의만 하기도 하는데 기안처리라고 함은 "기안합의"를 의미한다.

기안 처리를 할 때 반드시 잊지 말아야 할 것을 생각해 보자.

1. 오탈자 수정
기안서를 수령하면 기안일자, 결재권자, 거래선코드번호 등 쉽게 확인할 수 있는 것들 중 틀린 부분이 있는지 확인하라. 기안서에 오탈자는 기안 내용의 신뢰도까지도 떨어뜨리는 경우가 많으므로 반드시 검토해야 한다. 검토자가 모르고 넘겼는데 결재권자가 확인하면 기안자 뿐만 아니라 검토한 실무자도 바보되는 거다. 멍충이...
만약 서명이 빠진 경우가 있다면 팩스본으로라도 서명이 들어 있는 기안을 받아야 책임소재 문제가 정확해지므로 대충 이름만 타이핑된 기안서류는 아예 보지도 마라. 괜히 싸가지없단 소리 들으면 안되니깐 기안내용 검토할 동안 서명해서 팩스로라도 서명본 보내달라고 하면 되겠지?^^

2. 사실관계 확인
담당자들이 작성한 기안을 보다 보면 사실관계 확인이 어려울 정도로 두서없이 작성을 한 기안이 많다. 최소한 대학 1학년 신입생 때 교양필수로 배우는 대학국어를 이수했다면 어렵지 않을 기안 작성이 왜 이렇게 두서없이 될까? 도대체 왜일까? 가장 큰 이유는 스스로 상황파악이 안되거나 논리적인 글쓰기에 익숙하지 않기 때문이다. ㅋㅋㅋ 따라서 기안처리를 하는 실무자로서의 PM은 기안을 받으면 먼저 사실관계 확인에 주력해야 한다. 이때 꼭 주의해야 할점이 있다면...
"절대로 담당자들의 말은 믿지 마라."
오직 PM 스스로 확인한 정보만이 진실이며, 담당자들이 하는 말은 반드시 확인하고 또 확인하라.
만약 담당자의 말로만 확인할 수 밖에 없는 사항이라면 객관성이 결여된 쓰레기 정보이거나 최상의 고급정보이거나 둘중에 하나이므로 기안서에 출처를 밝혀 반드시 기록하라. 포스트-잇 붙이는 짓은 언제라도 뗄수 있도록 하기 위한, 책임을 지지 않기 위한 검토부서들의 얄팍한 수작이므로 절대 그런 짓 하지 마라. 검토 내용이 많고 내용이 길다면 부전지로 만들어서 스카치테이프로 부착할 것!
사내 ERP 시스템의 매출, 수금현황을 비롯해서 과거 판촉현황, 주요품목 매출현황, 최근 3개월 처방증감 현황 등은 기본 중에서도 가장 기본적인 검토사항이다.

3. 명확한 검토 의견 첨부
기안을 검토할 때 가장 꼴보기 싫은 게 바로 이런 것도 같고, 저런 것도 같은 검토의견이다. 검토는 해야겠고, 나중에 책임지긴 싫은 넘들이 대부분 이런 의견을 제시하는데 결재권자 입장에서 볼 때는 정말 쓰레기 같은 넘으로 보이니 주의할 것!

잊지 말아야 할 중요한 원칙!
"so what?"

본인이 쓴 글 중에도 나와 있듯이 "그래서 뭐 어쩌라고?"에 대한 답을 줄 수 있도록 검토 의견은 가부가 명확해야 한다. 도저히 가부를 명확히 못할 상황이라면 조건부 합의 정도면 준수하다. "처방이 월 500만원 이상 증가하는 조건에서 000 지급에 합의함" 정도??^^ 그것도 못할 새가슴이면 PM 때려쳐라. 현상황에서 검토가능한 모든 문제를 예상해서 검토하고 시행했지만 신이 아닌 이상, 제약업의 특성상 통제못할 변수가 발생하는 건 하늘의 뜻인 거다. 불가항력적인 문제에 대하여 PM의 예상이 틀렸다고 뭐라고 할 회사는 내가 아는 한 없으니 걱정할 것 없다.

또한 합의를 못하겠다면 합의하지 말고 결재절차를 진행하면 된다.
합의 없다고 싸인 못한다고 하는 대표이사가 있다면 그넘도 웃긴 넘이다.
여러 부서의 합의 시스템 자체가 공동책임을 지기 위한 일종의 방어적 기제이긴 하지만 대표이사라면 누가 합의를 못했다고 하면 왜 그런지 확인해보고, 감수할 만한 위험이라면 스스로 결정을 내려야 하는 거다. 합의 안하는 건수가 늘어나면 비협조적이라고 욕을 먹겠지만 합의하고 책임지는 것보다는 나을 뿐더러, 자신의 주관에 맞게, 일관적인 기준만 있다면 오히려 권장할 만하다고 본다. 마지못해 합의하는 기안은 나중에 반드시 문제가 생기더라... 참고할 것^^

4. 빠른 검토
망하는 회사 특징이 바로 "보류"가 많다는 거다. "보류"는 정말 편리한 방법이다. 차라리 "부결"이라면 다른 방법이라도 찾아볼텐데 보류라고 하면 될 것도 같은 느낌에 하염없이 기다리게 되니 말이다. 당신이 몸담고 있는 회사의 결정권자가 "보류" 지시가 많다면 얼렁 뒷조사해서 더 윗선에다 찔러라. -_+

이렇게 "깔고 뭉개는 넘"들 때문에 될 일도 안되는 경우 많으니, 당신만이라도 PM만이라도 그러지 마라.
아니다 싶으면 빨리 미합의 진행하든, 부결을 내고, 된다 싶으면 빨리 합의하든 승인해라.
군대 격언에도 있지 않나?

"전투에 실패한 지휘관은 용서해도, 공격 시기를 놓친 지휘관은 절대 용서받지 못한다."


위의 내용들만 잘 지키려고 노력한다면 최소한 욕은 안 먹을거다.
초보 PM들의 건투를 빈다.^^