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안녕하세요, 블로그 주인장 Choi PM 입니다. 본 블로그는 제가 정신줄 놓기 전에 제약 PM업무와 관련한 정보와 노하우를 기록해 보고자 만든 공간입니다. 블로그를 통해 제약업계의 여~러분과 좋은 인연되길 바랍니다.^^ flanaria@naver.com Since2007/10/14 Choi PM

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  1. 2015.05.13 해외학회 정산 매뉴얼(2011)

본 자료는 아람여행사 홈페이지 게시판에서 가져온 자료입니다.(www.aharm.co.kr) 

2011년 버젼이긴 하지만 큰 차이는 없는 것 같습니다.

자세한 사항은 아람여행사 홈페이지를 참고해 주세요.


 1
.      참가자 자격 관련 서류
       ①     학술대회 주최측에서 보내온 연자, 발표자(포스터 발표자 포함), 좌장, 토론자 선정
            메일/초록 채택 메일 (Accepted mail) 또는 지원자에 대한 학회 초청장 사본
    l  초록 채택 메일에 역할이 명시 되어 있는지 확인
    l  , 포스터 발표자의 경우 주저자 외 공동저자 1인만 지원 가능
       ②     자신의 이름이 명시된 초록 사본

 

 2.      지원 내역 및 관련 내용 안내

     모든 결제는 개인 카드(법인 카드 지원불가)/현금(영수증 증빙시)만 지원

l  1 1영수증만 지원, 타인카드/타인 영수증 지급 불가

     정산내역은 엑셀 파일에 반드시 작성하고 프린트 1장으로 제출, 하단에 본인 사인

     엑셀 파일에 작성한 순서로 영수증 정리 제출

     정산시 적용환율: 학술대회 시작 전일(휴일인 경우 직전 영업일) 외환은행 현금매입 최초고시가 환율 적용(실무운용지침 제9(학술대회 참가지원) 5항 제6)

 

<지원 내역별 상세 안내>

A.    교통비

해외학술대회: 목적지까지 최단거리 이코노미클래스 국제항공 왕복운임, 귀국일자 확정요금 적용

국내학술대회: 여정이 적힌 내역서, 영수증, 보딩패스로 증빙되는 목적지까지의 이코노미 클래스
            
국내항공료, KTX 일반석, 우등 고속버스 또는 이에 준하는 대중교통수단 운임

                i.         기간: 숙박비 지원 기간(학회 기간 전/ 1일씩)의 교통비 지원

               ii.         해외학술대회 참석을 위해 이용한 국내교통비(공항버스/택시) 지원 불가

              iii.         항공권

     반드시 이코노미클래스로 구입(비즈니스석 지원불가)

     제출 서류: Boarding Pass, 항공권 구입 영수증(개인카드 결제명세표/송금확인증)

     여행사 수수료 지원 불가

     E-ticket 증빙 불가

     Boarding Pass 분실 시: 항공사 발행 탑승 확인서 & 마일리지 적립 확인서
일부 외국 항공사의 경우, 탑승확인서를 받기 어려울 경우, 여권 사본 및 출국 확인 도장이 찍힌 여권 사본을 제출

     (추가비용없이)개인 마일리지 사용시, 비즈니스석 이용가능(사유서 첨부)

* : 대한항공 마일리지 업그레이드 비즈니스석은 항공권에 “I”라고 표시 있음

              iv.         육상교통비

     학술대회 기간내 1인 최대 15만원

     공항(기차역 등 도착지)-호텔간 교통비

     숙소-행사장소간 교통비

     제출 서류: 이용시간 및 출발지 도착지가 명기된 영수증

     렌터카 비용 지원 불가능

B.     등록비

등록비는 사전등록을 원칙으로 하며 송금한 날짜 기준환율을 적용한 한화 금액 또는 신용카드 청구영수증의 금액을 적용한다.

                i.         사전 등록을 원칙

              ii.         관련 서류: 등록 확인증(학회에서 보내온 이메일 등) & 개인 카드영수증/송금확인서

              iii.         회원가입비(Membership Fee) 지원 불가
(
, 회원가입비 + 사전등록비의 금액이 일반 등록비보다 저렴할 경우, 지원가능)

              iv.         등록비 별도로 Dinner meeting/Gala Party 지출은 저녁식사로 지원(식비 지원 참조)

               v.         Pre-course/meeting 등록비 지원

C.     식비

                i.         기간: 숙박비 지원 기간(학회 기간 전 후 1일씩)의 식비 지원 가능

               ii.         개인당 1식에 5만원, 영수증 1건만 지원

              iii.         영수증에 Guest 인원이 1인이 아닌 경우 1인 비용만 지용

             iv.         제출 서류: 날짜/시간이 명시된 영수증

               v.         Room service meal에 추가되는 Service tray charge & Service tip 지원 가능
(
, 별도의 영수증이 없고, 투숙객이 1인 아닌 경우, 호텔 내역서에 기입된 식대는 인원 수로 나누어 지원 (1인 비용만 지원)

              vi.         편의점/슈퍼마켓/카페/음료 등의 기타 영수증은 지급 불가

D.    숙박비

                i.         국내: 1박당 20만원, 해외: 1박당 35만원이내(VAT, TAX 등 포함)

               ii.         기간: 학술대회 기간과 학술대회 전, 후 하루씩을 인정
*
학술대회 기간이 수~금요일인 경우, Check-In:/ Check-Out:
*Early Check-In & Late check-Out Charge
지원 불가

             iii.         제출 서류: 호텔 Check in/out 목록, 개인카드 결제영수증/송금확인서

              iv.         미니바, 영화, 세탁, 전화, 인터넷 등 숙박에 부수하는 비용 지원불가

               v.         여행사 수수료 지원 불가(, 카드 수수료(결제금액 포함, 4%내외)건은 지급 가능

  3..    정산 과정 안내

A.     영수증 & 엑셀 파일 접수

B.      1차 검토 및 2차 검토 (추가 서류 요청 없이 처음 받은 서류로만 정산)

C.      최종결산서 학회 통보

D.     규약심의 위원회 보고(매월 첫번째 화요일)

E.      지원사에 청구

F.      지원사 입금 확인 후, 48시간 이내 선정된 기관?단체(학회)로 송금

* 협회 절차로 인해 최종적으로 학술대회참가자 선정기관에 지원금액이 전달되기 까지 최대 90일까지 소요

G.     송금 확인한 기관?단체(학회)에서는 30일 이내 영수증 제출 요망

Posted by Choi PM
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