해외학회 정산 매뉴얼(2011)

본 자료는 아람여행사 홈페이지 게시판에서 가져온 자료입니다.(www.aharm.co.kr) 

2011년 버젼이긴 하지만 큰 차이는 없는 것 같습니다.

자세한 사항은 아람여행사 홈페이지를 참고해 주세요.

 1.      참가자 자격 관련 서류
       ①     학술대회 주최측에서 보내온 연자, 발표자(포스터 발표자 포함), 좌장, 토론자 선정
            메일/초록 채택 메일 (Accepted mail) 또는 지원자에 대한 학회 초청장 사본
    l  초록 채택 메일에 역할이 명시 되어 있는지 확인
    l  단, 포스터 발표자의 경우 주저자 외 공동저자 1인만 지원 가능
       ②     자신의 이름이 명시된 초록 사본

 

 2.      지원 내역 및 관련 내용 안내

①     모든 결제는 개인 카드(법인 카드 지원불가)/현금(영수증 증빙시)만 지원

l  1인 1영수증만 지원, 타인카드/타인 영수증 지급 불가

②     정산내역은 엑셀 파일에 반드시 작성하고 프린트 1장으로 제출, 하단에 본인 사인

③     엑셀 파일에 작성한 순서로 영수증 정리 제출

④     정산시 적용환율: 학술대회 시작 전일(휴일인 경우 직전 영업일) 외환은행 현금매입 최초고시가 환율 적용(실무운용지침 제9조(학술대회 참가지원) 제5항 제6호)

 

<지원 내역별 상세 안내>

A.    교통비

해외학술대회: 목적지까지 최단거리 이코노미클래스 국제항공 왕복운임, 귀국일자 확정요금 적용

국내학술대회: 여정이 적힌 내역서, 영수증, 보딩패스로 증빙되는 목적지까지의 이코노미 클래스
             국내항공료, KTX 일반석, 우등 고속버스 또는 이에 준하는 대중교통수단 운임

                i.         기간: 숙박비 지원 기간(학회 기간 전/후 1일씩)의 교통비 지원

               ii.         해외학술대회 참석을 위해 이용한 국내교통비(공항버스/택시) 지원 불가

              iii.         항공권

①     반드시 이코노미클래스로 구입(비즈니스석 지원불가)

②     제출 서류: Boarding Pass, 항공권 구입 영수증(개인카드 결제명세표/송금확인증)

③     여행사 수수료 지원 불가

④     E-ticket 증빙 불가

⑤     Boarding Pass 분실 시: 항공사 발행 탑승 확인서 & 마일리지 적립 확인서
일부 외국 항공사의 경우, 탑승확인서를 받기 어려울 경우, 여권 사본 및 출국 확인 도장이 찍힌 여권 사본을 제출

⑥     (추가비용없이)개인 마일리지 사용시, 비즈니스석 이용가능(사유서 첨부)

* 예: 대한항공 마일리지 업그레이드 비즈니스석은 항공권에 “I”라고 표시 있음

              iv.         육상교통비

①     학술대회 기간내 1인 최대 15만원

②     공항(기차역 등 도착지)-호텔간 교통비

③     숙소-행사장소간 교통비

④     제출 서류: 이용시간 및 출발지 도착지가 명기된 영수증

⑤     렌터카 비용 지원 불가능

B.     등록비

등록비는 사전등록을 원칙으로 하며 송금한 날짜 기준환율을 적용한 한화 금액 또는 신용카드 청구영수증의 금액을 적용한다.

                i.         사전 등록을 원칙

              ii.         관련 서류: 등록 확인증(학회에서 보내온 이메일 등) & 개인 카드영수증/송금확인서

              iii.         회원가입비(Membership Fee) 지원 불가
(단, 회원가입비 + 사전등록비의 금액이 일반 등록비보다 저렴할 경우, 지원가능)

              iv.         등록비 별도로 Dinner meeting/Gala Party 지출은 저녁식사로 지원(식비 지원 참조)

               v.         Pre-course/meeting 등록비 지원

C.     식비

                i.         기간: 숙박비 지원 기간(학회 기간 전 후 1일씩)의 식비 지원 가능

               ii.         개인당 1식에 5만원, 영수증 1건만 지원

              iii.         영수증에 Guest 인원이 1인이 아닌 경우 1인 비용만 지용

             iv.         제출 서류: 날짜/시간이 명시된 영수증

               v.         Room service meal에 추가되는 Service tray charge & Service tip 지원 가능
(단, 별도의 영수증이 없고, 투숙객이 1인 아닌 경우, 호텔 내역서에 기입된 식대는 인원 수로 나누어 지원 (1인 비용만 지원)

              vi.         편의점/슈퍼마켓/카페/음료 등의 기타 영수증은 지급 불가

D.    숙박비

                i.         국내: 1박당 20만원, 해외: 1박당 35만원이내(VAT, TAX 등 포함)

               ii.         기간: 학술대회 기간과 학술대회 전, 후 하루씩을 인정
*학술대회 기간이 수~금요일인 경우, Check-In:화/ Check-Out:토
*Early Check-In & Late check-Out Charge 지원 불가

             iii.         제출 서류: 호텔 Check in/out 목록, 개인카드 결제영수증/송금확인서

              iv.         미니바, 영화, 세탁, 전화, 인터넷 등 숙박에 부수하는 비용 지원불가

               v.         여행사 수수료 지원 불가(단, 카드 수수료(결제금액 포함, 4%내외)건은 지급 가능

  3..    정산 과정 안내

A.     영수증 & 엑셀 파일 접수

B.      1차 검토 및 2차 검토 (추가 서류 요청 없이 처음 받은 서류로만 정산)

C.      최종결산서 학회 통보

D.     규약심의 위원회 보고(매월 첫번째 화요일)

E.      지원사에 청구

F.      지원사 입금 확인 후, 48시간 이내 선정된 기관?단체(학회)로 송금

* 협회 절차로 인해 최종적으로 학술대회참가자 선정기관에 지원금액이 전달되기 까지 최대 90일까지 소요

G.     송금 확인한 기관?단체(학회)에서는 30일 이내 영수증 제출 요망